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いや・・最近どうも真面目(?)にネットに向き合っているので、
どうも睡眠不足が続いており困っています。
なんとか社内ポータルサイトで情報のキュレーションができないか、とか、
Notesを使って何かできないか、とか、どういう情報を収集・集約・発信できるか・・など。
企画という仕事から、現実に物事が走る前にできることはしておこう・・などと
妙な使命感もあり、できるだけ考えられるようにしておこう、などと。

そんな中、では自分のスケジュール管理はできてんのかよ・・と自問自答。
昔からスケジュール管理にはいろいろ考えるところがあり、
(スケジュールを立てるのが好きなのかも)
どういう整理をしてきたのかを振り返りながら、今やっていることを綴ります。

1.紙に自分で線を引いたりして書く
まぁ中学生のことから、試験勉強も前だけ書いていた感じですね。
大学なんて私はまったく手帳も持ってなかったし(もちろんシステム手帳もない)

2.手帳時代

就職してから、会社の手帳なんていうのがあって、
それはそれで使っていました。当時開発なんて仕事をしていて、やみくもにタスクがありましたが、会議や出張、来客の予定を書いているぐらいで、あくまで狭い範囲でのスケジュール管理でした。細かいタスクは別にタスク表をつくっていたり、Excelでスケジュール表を作ったり。すべてが非同期で、それぞれ独立したものでした。

3.ネットワークを利用したいけどできなかった時代
マイクロソフトのMS-projectを使っていた時代がありましたが、
結局社内のメールクライアントもOUTLOOKではなくてNotesベースだったので連携でもできなくて、ToDoも送れず、メンバーへの伝達もできず、何のことはない・・自分のProjectの自己管理だけ。

4.スケジュール管理のスーパーフリーソフトを発見
いろいろスケジュール管理ソフトを探していましたが、
結局最後まで使っていたのは下記のソフトです

Schedule Watcher http://www.vector.co.jp/soft/winnt/personal/se142280.html

結局十分にシステム手帳代わりになるんですよね。
スケジュールは当然、ToDO管理もでき、メモもでき、ほしい機能がきちんとあって重宝していました。当時は共有のネットワークドライブに各メンバーのSchedule Watcherを作って入れておき、誰のでも見れて書き込める、なんていう使い方をしていました。
前日の夜か当日の朝にメンバーに指示代わりにタスクを入れておき、朝のミーティングで伝達・・・という使い方をしていました。
当然、当時からサイボウズ等のグループウェアというものも多くありましたが、
個々で導入・運用できるものじゃないと難しかったので。

5.システム手帳時代
どうせなら出張や会議以外の予定をプライベートも含めて管理しようと思い、
Schedule Watcherを使いつつシステム手帳を買いました。
小さいものは書ききれないと思いA5版。
結局、Schedule Watcherとシステム手帳を手動で同期して使っていました。

6.会社のスケジュール管理システムの変革
会社でSAPが導入されたと同時に、スケジュール管理システムが動き始めました。
会社の人のスケジュールがすべて入っているので、よくわかる反面、

「入っているから無理だっつてんだろ」
「電話する前に、スケジューラーを見て調整しろ」

という、無言の主張が通る様になりました。
企画という立場での各部署調整は非常にやりやすくなりましたが、
もちろん入れる文化のない部署もあるわけで、やはり本社中心の調整にしか使えません。
それと結局のところメールとかではなくてFacetoFaceが基本なので、
補助的な役割しか持ちません。でも、これが「今時」のスケジュール管理なのでしょう。
おまけに公のスケジューラーなのでプライベートなことは入れにくいですしねぇ・・w
細かいタスク管理もできないことはないけれど、
あくまで仕事関係だけになるので、なかなか難しい。

しかしこれもイントラネットがつながる環境にないと使えない。
WiMAXでつなげばいいですが、速攻で予定に答える場合は面倒であることも否めない。
先日も役員から携帯で「あのプロジェクトっていつだったっけ?」とかいわれて、
お互い外出先だったこともあり、

「スケジューラーにのっているので自分で見てください」

ともいえず、また手帳にも未だ書いていなかったので結局折り返しで調べてTEL。

現段階では、

「先ず会社のスケジューラーに入れる」・・・ただし仕事の用事だけ
「Schedule Watcherに入れる」・・・ToDOとプライベートも含める
「システム手帳」・・・上記2つを書き込む
           またとっさに口頭で言われた予定等はこれに書き、上記に反映

という超手工業的な手法を使っていました。それでも便利ですけどね。

7.完全自動同期へのチャレンジ

そこで最近まで気になっていたGoogleカレンダーを真面目に使ってみようと。
セキュリティーが若干(?)気になりますが、とりあえず試行。

Schedule Watcherにgoogleカレンダーと同期ができるアドオンがあるのですが、
なんか旨く動作せず断念。他に同期できるスケジュール管理ソフトもあったのですが、
何となく自分にしっくりこず、それでもいろいろ探していると、「Sunbird」というアプリを発見。
Schedule Watcherと遜色ない感じ内容とGUIなので、これにしようと決定。
googleカレンダー同期のアドオンがあり、それにチャレンジ。

基本路線
・会社のSAP上のスケジューラーの同期は無理なのでそこだけは独立
 (下手に同期しても困るしw)
・幸いにも自分の会社PCは二画面なので、ひとつにSAPスケジューラー、ひとつにSunbirdを映して手動同期
・Sunbirdに書き込んだ情報をgoogleカレンダーに同期、
 (プロパティ→キャッシュを利用するにチェック)
・会社ではSunbirdを主として利用。
・社外ではスマートフォンにてgoogleカレンダーを主として利用
・社内外それぞれで確認でき、且つ同期できる

なんか、何年も前からみんなやってることかしら・・・と思わないでもないですが、
とりあえずチャレンジ。

やったことまとめ
・きちんとした(?)googleアカウントを作成、カレンダーを作る
・Sunbirdをダウンロード、それとgoogleカレンダー同期アドオンを導入
 →これがまたバージョンがあわないだの、ちょっと苦労・・・

Sunbird・・・http://www.mozilla-japan.org/projects/calendar/sunbird/

Provider for Google Calendar・・・https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/4631

こちらから合ったバージョンを選びます。私は最新版ではダメでした。
https://addons.mozilla.org/ja/thunderbird/addon/provider-for-google-calendar/versions/

・Schedule WatcherのデータをSunbirdへ移行(エキスポート→インポート)
・同期設定、プロパティからキャッシュを利用するにチェック(実験的とのこと)

設定はこの記事がとてもわかりやすいです 
無料のツールでスケジュール管理を行う(Mozilla Sunbird編)
配信元:@IT

と、ここまで自分のPCでテストし、問題ないことを確認。
で、会社のPCでやってみると、案の定同期せず。

やっぱりプロキシの設定をやんなきゃだめか・・と思いながら、
多少の戸惑いを持ちつつ、粛々と設定。

すると・・・できた~!!! 達成感!!

これでとりあえず会社でのスケジュールとプライベートスケジュールを同時管理できます。
しかもAnywhere,Anytimeで。

しかしいろいろと懸念事項も・・・
まず会社のブラウザのバージョンが古い。困っています。
まぁ、会社でGoogleカレンダーを使うわけではないから(あくまで社外で使う)いいか・・と。
それと、「それならそのままGoogleカレンダーを使えばいいじゃん」という考えも。
当初はネット環境が無ければ使えないので・・・と思っていましたが、
(勉強中ですが)googleカレンダーのオフライン使用ができそうな感じも。
もしこれができれば、Sunbirdは使わなくてもいいのかなぁ・・と思いつつ。


単身赴任の皆さん、ご参考ください

・・といいつつ、通常会社のネット環境は独自のプロキシ管理をしていると思いますし、
普通はそこを勝手にいじってはSE部門の方から起こられるんじゃないかと思いますし、
質問しても起こられると思いますし、認めてもらえないと思います。
あくまで自己責任にて、そしていろんな情報網にてがんばってください。
プライベートPCでやる分にはまったく問題ないと思いますよ。
(私はあくまで会社のスケジューラーを見ながら会社のパソコンでSunbirdに入力したかったので)

では、Goodluck!!

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2011.04.02 Sat l 仕事的な情報 l コメント (0) トラックバック (0) l top
先日、新幹線で移動中の3時間弱の間、
ず~~~~~~~っと、メールのやりとりをしていました。
複数の案件を同時に走らせているが故、
ひとつの案件に返信を書いているうちに、もうひとつの案件から返信が来る。
ひとつのメールに宛先が10人以上あったりすると、
それぞれからどんどん返信が来る。
しかも違う案件だったりすると、もう頭が切り替わらない。
しかもそんな中で携帯に連絡があったりすると・・もう爆発。

企業経営しているトップマネージャーならまだしも、
私のような平社員が、なんでこんなことになるのだろう・・

愚痴はさておき、以前まで弊社は、外でのネット接続はPHSカードを使っていました。
遅いし切れるし、少なくとも新幹線の中では接続無理。
大きなファイルも送信無理。1MB以上なんてとんでもない。
無理だから、使わない。だから他のことができる。

しかし最近WiMAXに変わり、これがまたつながるつながる。
嫌になるくらい・・・(苦笑)
大きなファイルも送れる送れる。
嫌になるくらい・・・(もう笑っていられない)

なので、こんなことになるんですね。
プライベートなら、こういうシステムはありがたいのですが、
仕事ではきつい。でも、そういうことがやれるから、
午後からの会議でスピーディーな対応ができる。

さて、どちらがいいんでしょうか。

ということで、この記事を引用します。

業務連絡でのリアルタイム性を高める製品群、日本アバイアが提供
配信元:ITmedia

日本アバイアは、業務システムとコミュニケーションツールを統合させる「Avaya ACE」を発表した。通話やチャットなどを活用して業務連絡での伝達ロスを解消する。

 日本アバイアは3月4日、業務システムとコミュニケーションツールの統合を図る製品群「Avaya Agile Communication Environment(Avaya ACE)」の提供を開始した。コンピュータと電話を統合するCTIベースの開発に比べて、開発期間を約2割短縮できるとしている。

 新製品は、業務連絡の手段に通話やインスタントメッセージング、映像などを利用することで、リアルタイム性の高い情報伝達を可能にするという。業務システムとコミュニケーションツールの連携で業務効率を改善する「Communication Enabled Business Process(CEBP)」というコンセプトに基づくもので、旧Nortel Networksで開発した技術をベースに製品化した。

 製品を担当するソリューションマーケティング シニアマネジャーの能地將博氏よれば、業務システムでは業務プロセスに応じた連絡手段にメールが利用される場合が多い。メールでは相手に確実に連絡が伝わったかどうかが分かりにくい。連絡のメールが他のメールにまぎれて相手が見逃してしまう恐れもあり、このロスによって業務に支障をきたすことがある。

 CEBPはこうした課題をリアルタイム性の高いツールで解決しようとするが、業務システムとツールの統合を図る場合に、CITやSIPといった通信の専門知識と業務システムに関する知識が必要とされ、開発が長期におよぶケースが多かった。

 Avaya ACEでは、通信処理に関わる部分をWebサービスのAPIとして提供することで開発の負担を軽減させた。専門知識がなくても、一般的なプログラミング言語で業務システムとコミュニケーションツールを容易に統合できる点が特徴という。また、同社の他にCiscoやIBM、Microsoft、 Polycomのコミュニケーション製品でも利用できる。

 利用シーンは、業務内容やユーザーの目的に応じて多岐にわたる。例えば先行導入した米国の病院では、100種類以上ある医療キットの確認作業を改善するシステムとして採用した。従来は看護士が手作業で確認を行い、上長が最終確認を行うプロセスだったが、人為ミスが発生するリスクや最終確認を待つ間の時間的な損失を解消することを目的にシステム化した。

 構築したシステムでは、看護士がデータを入力し、その内容をコンピュータで管理する。入力漏れやミスが分かれば、直ちに担当した看護士に自動音声で緊急アラートを通知する仕組みで、Avaya ACEは、管理コンピュータと連携してアラートを通知する役割を果たしているという。

 Avaya ACEは、業務システムとツールを連携するための「Event Response Manager」、コミュニケーション製品へのアドオンツール、開発用ツールなどで構成される。同社では開発者支援サービスと、設計から運用までを支援するプロフェッショナルサービスも提供する。できるだろう。



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2011.03.04 Fri l IT的な情報 l コメント (0) トラックバック (0) l top
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