おはようございます!

ようこそ当ブログへお越しくださいました。
いろいろなものを取り扱っております。

もしよろしければ兄弟ブログ「単身という立場の楽しみ方」もお立ち寄りください。


兄弟Blog「単身という立場の楽しみ方」(しーのBLOG)最近の記事

RSS表示パーツ




上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。
web拍手 by FC2
このエントリーをはてなブックマークに追加
--.--.-- -- l スポンサー広告 l top
さて、一気にプレゼン関連の記事を仕上げます~

前回の記事・・・単身者のための「プレゼン上手なプレゼンターになろう!」その①


で、その第二段。
引用は変わらず「誠」の永田さんの記事。
各記事の引用先は、リンクから御確認ください。

提案のアイデアは短い言葉にまとめる

 短期集中連載「プレゼンがうまい人の『図解思考』の技術」はいかがだったでしょうか。プレゼンテーションを構成し、まとめるための方法論として、図解思考を活用するという手法でした。今回からはプレゼンのためのアイデア発想技術やプロットの実践法などを取り上げたいと思います。
 
メリットを伝える短い言葉

 まずはプレゼンテーションの骨子を決めることです。素晴らしいアイデアがたくさん出てきた場合、すべてを採用したくなることがありますが、それでは言いたいことは伝えられません。本当に伝えたい1つのことに絞り込む必要があるのです。そこで、いくつかのアイデアから実際の提案に採用するものをチョイスしましょう。

 採用するアイデアを選ぶのは、なかなか楽しい作業ではありますが、直感的に面白いと思うものを選ぶだけではなく、いくつかの視点を持って検討すべきです。その視点とは、以下のようなものです。

1. 相手の実情に合っているか? 相手の課題を解決するものか?
2. 新しさがあるか? あるいは従来のアイデアと差別化できるか?
3. 顧客や時代のニーズに合っているか?
4. 実現性があるか?(もちろん100%である必要性はまったくない)

 これらの視点でアイデアをふるいにかけ、1つに絞り込みましょう。絞り込んだら、それを端的に言い表すフレーズをつけることができれば合格点です。これが「コンセプト」です。コンセプトは、それを聞くことでイメージが広がり、提案を詳しく聞きたいと思えるものでなければいけません。

 そのため、誰に対して、何を使い、どのようなメリットを提供するのか――がコンセプトに含まれている必要があるのです。

 例えば、ほかに比べて圧倒的な動員数を誇る東京ディズニーランドは「夢と魔法の国」というコンセプトを掲げています。高品質な映像と音楽のエンターテイメント、キャスト(現場スタッフ)による高いホスピタリティ、日常を忘れさせる空間演出、リピーターを飽きさせないイベント、施設の頻繁(ひんぱん)に入れ替えることなどによって、このコンセプトを実現しています。

年末大掃除、購入したダイソンの掃除機のコンセプトを図解する

 筆者は長年使っていた掃除機が壊れてしまい、年末の大掃除を迎えて、新しいものを購入しなければならなくなりました。お掃除ロボットのルンバと、吸引力とメンテナンスのしやすさのダイソンと悩んだのですが、結局、ダイソンを買ってしまいました。

 個人的な感想ですけど、ダイソンはジェット機なみに音がうるさいのですが、やはり細かいゴミまで根こそぎ吸引してくれるパワーと、ゴミを捨てれば吸引力が戻るというお手軽メンテナンスはほかを圧倒しています。さて、最後にダイソンのコンセプトを図解プロットで表して、今年の連載は終わりとしたいと思います。

 あなたがダイソンのマーケティング担当だったら、どのようなコンセプトで打ち出しますか?
 
記憶に焼きつくメッセージはここが違う! コンセプトに磨きをかける6つの方法


 同じメッセージのプレゼンであっても、伝え方次第で聞き手の印象や記憶への定着度合いは異なります。『アイデアのちから』の著者であるハース兄弟は、記憶に焼きつくメッセージの特徴を、それぞれの6つの要素の頭文字をとって「SUCCESs」と表現しています。

 「SUCCESsの法則」にかなったメッセージは、多くの人の気持ちを動かしたり、記憶に深く刻まれると言います。それは次のようなものです。

1. 単純明快である(Simple)
2. 意外性がある(Unexpected)
3. 具体的である(Concrete)
4. 信頼性がある(Credible)
5. 感情に訴える(Emotional)
6. 物語性(Story)

 この6つのポイントを使ってメッセージの改善前と改善後を比べてみると、よりイメージがつかめると思います。

1:単純明快で、誰でも覚えられるようにする

 とにかく、細かいことは置いておき、シンプルにすることです。複雑なことは記憶にとどめられません。例えばユニクロ、ヒートテックのキャッチコピーの場合はどうでしょう。

* 改善前:体の水蒸気を吸着して発熱する繊維と、何重もの空気の層で熱を逃さない
* 改善後:自動的にずっと暖かい

2:意外性があり、記憶に深く刻まれるようにする

 予定調和的なものは退屈です。エンディングが読めるドラマは眠くなります。考えもしなかった組み合わせに人々は驚き、記憶に刻まれます。こちらは「もしドラ」のタイトルを見てましょう。

* 改善前:あらゆる組織において経営学者ドラッカーのマネジメント手法が有効
* 改善後:もし高校野球の女子マネージャーがドラッカーの『マネジメント』を読んだら

3:具体的にデータや事実、実現手段などを示す

 総論でも、各論がないと具体的なイメージがわきません。数値で示すると根拠はさておき、説得力が増します。ここでは、ちょっと難しいイメージのある「低体温と代謝の関係」を説明する場合を例にします。

* 改善前:低体温が続くと新陳代謝が悪くなるため、体温を上げることが重要
* 改善後:体温が1度下がると免疫力は30%低下する

4:信頼性を確保する実績や第三者の推薦、ケーススタディを示す

 3と同様に具体性が信頼を増すということなんですが、自分と似たタイプ、類似企業などの物語をイメージさせることで、リアリティが増します。昨年話題になった企業の英語公用語にもつながる「ビジネスにおける英語の必要性」を説く場合はこんな感じです。

* 改善前:海外市場へ依存していく今後の製造業において英語力は必須
* 改善後:圧倒的な強さを誇る韓国サムソンは新卒採用の条件がTOEIC900点

5:最後の一押しは、論理性より個人感情が支配する

 プレゼン最大の課題は、論理だけでは納得させることのできない個人的な感情を引き付けること。なるべく身近で、実感できる内容が望ましいでしょう。例えば、アフリカ水問題に救済金を募る場合です。

* 改善前:ナイル川の水が干上がった310万平方キロもの土地にアフリカ最貧国6カ国
* 改善後:スーダンのエバちゃん(10歳)は毎日20キロ離れたところに水をくみにいく

6:断片情報の集まりでなく、ストーリーをつむぐ

 人の記憶は複数の情報が関連し、1つのストーリーとして成立すると、長期の記憶に残りやすくなります。記憶の得意な人は、こじつけであっても、自分なりにストーリー化します。サウスウエスト航空の創業を説明する場合を考えてみましょう。

* 改善前:2人の創業者が出会い、主要都市間を直接結ぶ近距離航空会社を思いついた
* 改善後:2人の創業者はナプキンの裏に3つの丸と都市名、それを結ぶ線を描き、近距離航空会社のビジョンを思いついた

 いかがだったでしょうか。もちろんプレゼンのストーリーに、この6つすべてがそろっている必要はありません。しかし、これらの要素に着目して、提案をまとめ、フックやつかみの部分で興味関心を引くことができれば、あなたのメッセージはさらに磨かれ、洗練の度を増していくことでしょう。

筆者:構想をシナリオにするときに、上記のようなポイントに照らし合わせ、ちょっとしたトピックを入れるように心がけています。聞き手にリアルなイメージがわけば、しめたものです。ビジネスプレゼンでは、驚きや意外性は不要と考えるかもしれませんが、聞き手が認識していないだけで、やはり最終ジャッジは個人の感覚に左右させるわけですから、ぜひ、メッセージの磨きに「SUCCESsの法則」を活用してはどうでしょうか?
 
 
気が短く、せっかちな上司も納得! 1枚の「図解サマリー」

 聞き手の中にはプレゼン内容に対して最終判断を下す決裁者が含まれている場合もあります。こうしたディシジョンメイカー(決裁者)は、大変忙しく、時間に対してせっかちな人が多いのも事実。途中で退席する可能性も十分ありますから、いざというときに手短に概要を伝える準備も大切です。

「エグゼクティブサマリー」とは?

 投資家に事業計画をプレゼンする場合には、必ず、提案書の冒頭に「エグゼクティブサマリー」というシートをつけます。これは文字どおり、「決裁者のための概要書」ということで、本題で説明する内容をかみ砕き、要点だけを列挙した1ページの要約文です。

 エグゼクティブサマリーは短時間で要点を伝えることにありますので、聞き手が投資家でなくても、プレゼン全般に使える手法です。また、プレゼン時間をはじめから短く設定し、1枚企画書で勝負する手もあります。
 
全体のまとめを1枚の図解で

 エグゼクティブサマリーは本来、文章主体で表現するのが定石ですが、私は一目で提案が理解できる図解プロットを使うこと強くオススメします。

 どんな現実に対して、どのような提案があり、その結果、どのような理想的未来が期待できるのか、というプレゼンの骨子そのものがエグゼクティブサマリーで表現できればよいからです。プレゼン図解思考の基本形である、構想の要素を1枚にまとめればよいので、枚数の多いパワポを作るよりも、効率的です。

 ビジネスでは結論から説明し、相手が興味を持ったら、さらに詳細を説明するのが鉄則。まずは決裁者に興味を持ってもらうことが先決なのです。その点で、図解プロットはエグゼクティブサマリーそのものなんですね。

筆者:何事も、どれだけ少ない情報にメッセージをまとめられるか――がその人のコミュニケーションスキルになると思います。プレゼンも、報告も、冗長でポイントのあいまいな説明だけは避けたいものですね。


実際のスライド作成時に気をつけるべき10の鉄則とKISS

 スライドの構想も、手描きのラフの作成も完了したら、ようやくPCの出番です。ラフの描き方については、バックナンバーの「スライドは『いきなりPC』で作らない――ラフの手書きから」を参照してください。

 基本的にスライドはPowerPointやWord、そのほかプレゼンテーションの作成ソフトで資料を作ります。ただし、下記にあるような10個の鉄則を守って作成しましょう。
 
スライド作成時に注意したい10の鉄則

1. 1スライドに1メッセージ
2. 可能な限り説明スライドは10枚以内
3. こりすぎない、Simple is best!
4. フレーズは短く、キーワードを強調
5. メッセージを一番うまく伝えるデザインを選択
6. 細かいデータは別資料で補う
7. しくみはアイコンや単純パーツの図解で示す
8. イメージは言葉ではなく、写真や映像で
9. 数字やトレンドに最適なグラフを選択する
10. エグゼクティブサマリーは30秒一本勝負

プレゼンを行うものはすべてKISSせよ!


 この10の鉄則の根底にある考え方は「KISS」です。もちろん、キスのことではありません。プレゼンを行うときに、特に気をつけてほしいことをキーワードの頭文字をとったものです。「KISS」とは「Keep It Short and Simple」の略で、「なるべく短く、シンプルに」という意味です。

 どんなプレゼンでも資料はシンプルが一番です。過剰な情報は、聞き手にとってはノイズであり、肝心の大事なポイントが頭に入ってきません。詳細データが必要であれば、別紙で添付しましょう。

 ノイズを減らすコツは、まず情報量そのものを減らすこと。例えば「利用者がアクセスしたときに、自動的にオススメ情報を配信するシステムを導入する」というような長い文章スタイルのものよりは、「オススメ情報の自動配信」というように、強調したいキーワードだけを残した短いフレーズにすることが肝心なのです。

 できあがりのスライドを見て、全体的に20~30%くらい情報量を減らすとしたら、どれを削るかを目安にすればいいと思います。

 文章で解説すると冗長になってしまうものは、積極的に「図解」「アイコン」「写真」などに代替しましょう。複雑なしくみや要素の関係性も、シンプルなアイコンと関係図にすることですうっと頭に入ってきます。主観的な印象を長文を費やして表現するよりも、写真1枚、短いビデオ1本見たほうがより多くの情報を得ることもあります。

 数値データも数字の羅列はNG。数値が示す傾向やメッセージに一番ふさわしいグラフを選ぶべきです。数値データの裏づけはメッセージの信頼性や具体性を高めるに不可欠ですが、メッセージが伝わりにくいグラフを選んだり、余計な数値がついていると伝わりにくくなります。

 最後にエグゼクティブサマリーですが、1枚スライド+30秒程度の説明でプレゼンのポイントを伝えられるようにしておきましょう。コツは「エレベータピッチ」と同様です。「エレベータピッチ」については、バックナンバーの「30秒、250字で魅力を伝える――エレベーター・ピッチとは」を参照ください。

 ITベンチャーがひしめくシリコンバレーでは「起業家はエレベーターの中で投資家に会ったら、自分のビジネスプランを30秒で的確に伝えられなければ未来はない」と言われています。

 とにかく、メッセージを引き立たせるために、シンプルで直感的に理解できるスライドづくりを目指しましょう。合言葉は「KISS」――ですよ!


参考:30秒、250字で魅力を伝える――エレベーター・ピッチとは

 エレベーター・ピッチとは、ITの本拠地である米シリコンバレーが発祥。ここでは、次のGoogleを目指す多くの起業家たちが日に数十件の投資案件を目にするプロの投資家たちに自分のビジネスプランをアピールします。

 そんな中、「起業家はエレベーターの中で投資家に会ったら、自分のビジネスプランを30秒で的確に伝えられなければ未来はない」と言われてきました。これがエレベーター・ピッチ(“ピッチ”は「説明する」の意味)なのです。
 
250字で魅力を伝えるトレーニング

 30秒であなたはどれほどしゃべれるでしょうか? ゆっくり話すプロのアナウンサーで、1分あたり400字強、久米宏さんのような早口であれば 500~600字くらいだそうです。そう考えると30秒で説明できる文章はせいぜい250字程度です。この字数で、あなたは自分が誰で、何を提案し、相手にとってどんなメリットがあるのかを説明できなければいけません。

 エレベーターの中だけではなく、常にプレゼンの内容は30秒で要約できるようにしておくべきです。1時間のプレゼンに馴れてしまい、ポイントだけを短時間で伝えることができないと、せっかくのチャンスを無駄にすることになります。

 かつてホテルの前で、かのウォーレン・バフェット氏(米国の投資家。世界最大の投資持株会社であるバークシャー・ハサウェイの筆頭株主で、同社の会長兼CEO)に自社の魅力を30秒で説明した経営者がいました。1年後、その会社はバフェット氏に好条件で売却されました。バフェット氏を見かけたその経営者が、30秒をなんとなく過ごしてしまったら、その成功はなかったでしょう。

 「伝えたいことを30秒、250字で」は時短になるだけでなく、チャンスを確実にものにする必須テクニックです。

あなたが起業家だったら、投資家と同じエレベーターに乗った時、エレベーターが目的の階に着くまでにビジネスプランを簡潔に説明できますか? チャンスはいつなんどき巡ってくるか分かりません。普段から自分の考えを短くまとめる習慣を身に付けましょう


マインドマップで“1人ブレスト” 書類の整理整頓にも役立った

 プレゼンの時にどんなアイデアを提案するかは、一番重要なポイントです。特に自分1人で考えるときに、マインドマップを使った発想方法はとても重宝しています。今回は「整理整頓のアイデア」を見つけるためにマインドマップを使ってみました。
 
長年やっていた書類の整理方法を変えてみたいと思った

 ところで最近、書類やCDなどのデータや細々とした資料の整理に困っていました。これまでノンフィクション作家の山根一眞さんが考案した整理法を実行していました。「山根式袋ファイル」と呼ばれる1つの封筒の中に関係書類をすべて入れてしまう、という整理術なのですが、それなりにかさばるものがあったり、封筒自体の置き場にこまったりと、新しい整理方法を模索していたところ、結論から言うとコレを買ったのです。
 
 ジャン! ドイツ製ハンギングファイルシステム「Xフレーム」です。見た目もかっこいいですが「書類フォルダをフレームに吊り下げて管理する方法がなじみそう」と思い、購入したのでした。

 今回は、このように書類を整理しようと考えたアイデアに行き着くまでの思考のアプローチをご紹介したいと思います。利用したのは「マインドマップ」と「発想フレームワーク」です。
 
自由な連想をどんどん放射状に伸ばしていく

 まず、マインドマップのおさらいです。マインドマップは、メインのトピックから連想するサブトピックをどんどん樹形図的に展開していく思考ツールです。

 本連載で解説しているプレゼンの構想3本柱である「現在」「未来」「提案」のメイントピックをドリルダウンして詳細トピックを枝分かれさせるやり方に似ています。

 どのように連想するのも自由ですから、どんどんいろんなアイデアが浮かんできます。イメージをさらにわき立たせるために、要所要所でアイコンやイラストを加えて、楽しさを増していきます。完成図が脳のニューラルネットワークに似ているのは大変興味深いですね。

 ブレインストーミングと同様に、ほかのトピック(アイデア)に触発されて新しいアイデアを思いつくというものですから、頭にランダムに浮かんだアイデアを書き連ねていくよりも、短時間で大量のアイデアを生むことができます。1つのテーマから四方八方にアイデアを展開するということから、拡散型のアプローチとも言えます。

大量生産は得意だが、まとめるのは苦手な発想法

 大量のアイデアを生むというメリットの半面、それを1つのコンセプトとしてまとめるのは苦手です。マインドマップ上に出てきたアイデアに関連する別のアイデアやグループ化すべき複数のアイデアがマップのいろんなところに出現して、収拾がつかなくなることもしばしばです。

 そこで、私の場合はマインドマップにフレームワークを組み合わせて使っています。フレームワークは、特定の目的のために作られた考え方の方程式のようなもの。今回は、私自身が使っている「発想フレームワーク」を組み合わせてみます。

 発想フレームワークとは、新しいアイデアを生み出す際に、次の4つの視点から発想することです。
 
発想のフレームワーク、4つのアプローチ

* カイゼン型1:現在のままプラス面を強化する
* カイゼン型2:現在のままマイナス面をとりのぞく
* イノベーション型1:異なるモノを組み合わせて新しくしてみる
* イノベーション型2:逆転して発想してみる

 まず、カイゼン型1:現在のままプラス面を強化する、です。整理システム自体は変えず、モチベーションや時間管理を工夫して、もっときちんと整理できるようなアイデアを考えてみました。

 次に、カイゼン型2:現在のままマイナス面をとりのぞく、です。自分はとても面倒くさがり屋です。整理するという面倒なネガティブファクターを取り除く方法をアイデアとして考えてみました。

 イノベーション型1:異なるモノを組み合わせて新しくしてみる、です。別の目的やシーンで利用されている整理のしくみを、自分自身の書類整理に使えないかということを考えてみました。倉庫業ではどうか、図書館はどうしているか、家の収納設計はどうなっているか?

 最後に、イノベーション型2:逆転して発想してみる、です。これは単純に現状の反対から考えてみるという大胆なアプローチです。しかし、逆転からの発想で大きなビジネスになった例はたくさんあり、コロンブスの卵が発見できる可能性もあります。ここでは、書類を整理するのでなく、いかに増やさないか、という視点でアイデアを考えてみました。

山根式と組み合わせると……

 ここで、できあがったマインドマップを眺めながら、山根式封筒整理術で便利に感じた「とにかく入れるだけ」という手法は残しつつ、ラベル付きでかんたんで見やすく、目的のフォルダが直感的に発見でき、封筒の中に入れるものが増えてもかさばらなくて済むものという管理システムに行き着いたのです。

 そして、これらのアイデアのキーワードをネットで画像検索し、ピンときた商品を見つけました。これが、冒頭のファイリングシステム、Xフレームでした!

 さてこのXフレーム、現在、山根式から移行を進めているところです。実際に整理が簡単になったのか、目的のものは発見しやすいのか、は今後またリポートしたいと思います。

筆者:ちなみに整理嫌いの筆者ですが「整理術について講演してください」「整理術の本を書いてください」などのオファーが結構あります。筆者の部屋を見たら、そんなオファー、絶対に無理だと思うはずなんですが……(苦笑)

はじめに全体像――イントロダクションの基本

 プレゼンのイントロダクションに課せられた大きな役割は、テーマや話し手に興味を持ってもらい、本題へスムーズに誘導することです。

 多くの人はプレゼンテーションの冒頭部分で、この提案内容を真剣に聞くかどうかを決めます。一度、興味を失うと集中力は途切れ、後から話に引き込むのは困難です。そのため、イントロダクションでは、短時間で「面白そうな人だな」「どんな話になるのか、気になるな」と思わせることです。

 あいさつと自己紹介、本日のテーマ説明、注意を引くためのちょっとしたエピソード(私はフックと呼んでいます)は、そうした聞き手の関心をひきつけるためのトピックです。
 
イントロダクション――聞き手が全体像を把握

 イントロダクションには、もう1つ重要な役割があります。それは、プレゼンテーションの全体像を伝え、聞き手の理解を助けることです。

 長いプレゼンでは、全体のどの部分を説明しているのか分からなくなることがあります。また、説明がいつまで続くのか分からないと、聞き手は不安やストレスを感じます。そのため、話し手は、プレゼンの冒頭に、どのような流れでどのくらいの時間プレゼンを行うのかを伝えておくのです。いわゆる「アウトライン」です。事前に、おおよその時間割を知ることで聞き手は心の準備と聞くための姿勢を作ることができるのです。

 イントロダクションの所要時間はプレゼン全体の10%にも満たないでしょう。それでも、こうした重要な役割を持っているのがイントロダクションです。
 
テーマと目的をシンプルに

 プレゼンの冒頭で自己紹介(名前、所属、担当や役割)、あいさつが終わったら、本日のテーマを発表しましょう。あなたが今日、何の目的で何について話すのかを知らしめるのです。

 「テーマ」はいわば、プレゼンのタイトルにあたる部分。タイトルはなるべく短く、分かりやすいものにしましょう。例えば、

 「今日は、不良在庫ゼロによる利益倍増のご提案をさせていただきます」

 といった感じです。タイトルだけ聞いても、プレゼンの内容がイメージできるものがベスト。商品販売やサービス導入の提案の場合は、商品名などが全面にくるよりは、その結果相手にとってどのようなメリットがあるのかをイメージできるようなテーマが望ましいでしょう。
 
全体の構成とおおよその時間割を

 そして、アウトライン。プレゼンの流れや時間の目安を事前に伝えることで、心がまえができ、聞き手が集中しやすくなります。

 「今日は3部構成で話します。まず最初に……、次に……、最後に……です。所要時間はおよそ60分です」

 このように、テーマとプレゼンの目的、アウトラインが伝われば、聞き手はしっかり提案内容を聞くための心構えができるはず。逆にこれを省略してしまうと、聞き手は大きなストレスを感じますから注意が必要です。
 
失敗しない永田式プレゼンの「ラフ」ギャラリー(前編)

 スライドのラフを描かずに、PowerPointやWordでいきなり提案書を作っていませんか? 何事も、アウトラインを固めてから作業に移ったほうが効率がよくなるものです。

 ラフスケッチ(下描き)は、ハイクオリティな提案資料づくりに欠かせないスライドの設計図。ラフ描きの重要性は、バックナンバー「スライドは『いきなりPC』で作らない――ラフの手書きから」を読んでいただくとして、今回は、私がよく使っているラフから厳選して、いくつか紹介したいと思います。

テキスト中心のスライド

 テキストベースのスライドでは文字量が多すぎると、理解しづらいだけでなく、行間が十分でないため、可読性さえあやうくなります。個条書きだから、何行書いてもよいということではありません。テキストは可能な限り短く、シンプルに。多すぎる情報は「ノイズ」ということをお忘れなく。

行数絞り込み個条書き
 私たちが一度に認識できるのは大体5つほどの情報ユニット。そのため、個条書きする場合は、3~5つにまとめるのがオススメです。行数は奇数のほうが印象に残りやすいと言われています。

グループ化(横ライン)
 どうしても文字数が減らせない場合は、どうにかグループ化を行ない、小見出しと、詳細に分けましょう。グルーピングしたブロックは、なるべく3つ以内におさまるようにします。

グループ化(縦ライン)
 横ラインよりも縦ラインにしたほうが洗練された印象になりますね。横ライン同様に小見出しと、詳細情報に分けて、グループ分けが分かるように罫線で囲むか、背景に色を敷くなどの工夫を。

ワンポイントキャッチ
 印象的なキャッチコピーを入れる場合は、ほかの要素をあえて入れずに、シンプルに読ませます。コピーの中でも特に重要なキーワードはそこだけ大きくして印象づけるのもよいでしょう。余白をもったいないと思わず、余白が「キーワードを引き立てる」と考えましょう。

グラフィック配置スライド
 無造作にグラフィックを配置してはいけません。また、どのテキスト情報とグラフィックがセットになっているか、一目で分かるようにしなければダメです。なるべくテキスト情報と関連するグラフィックは近くに置き、グルーピングが分かりやすいように囲んだり、色をつけたりするのがよいでしょう。

角版
 角版とは写真などを四角い枠の中に入れて配置する方法です。円形の中に入れる場合は円版と言われます。角版はもっとも一般的なグラフィックの扱い方です。写真の説明文(キャプション)は写真の近くに小さく配置しましょう。

切り抜き
 対象物の背景があらかじめ切り抜かれているか、スライドの背景色と同じであれば、切り抜きという手法が使えます。断ち切りや全面に比べ、テキスト部分との統一感があるのが特徴です。

断ち切り
 角版のグラフィックをスライドの上下左右のいずれかに余白をとらずに寄せるのを断ち切りと言います。グラフィックがダイナミックで洗練された印象になります。

全面
 その名の通り、スライド全面にグラフィックを配置。余白を残す場合と断ち切り状態にする場合の2通りがありますが、いずれも迫力満点です。ただし、より広告的でキャッチコピーの入れ方などデザインが難しくなります。

 今回は、シンプルなテキストベースのスライド、写真を配置するタイプのスライドのラフ描きを紹介しました。後編では、スケジュールや体制、グラフなどのラフを紹介します。ぜひお楽しみに。
 
 
失敗しない永田式プレゼンの「ラフ」ギャラリー(後編)

 ラフスケッチ(下描き)は、ハイクオリティな提案資料づくりに欠かせないスライドの設計図。前編は、基本的なスライドレイアウトのラフを紹介しました。今回は、ビジネスの提案に欠かせない「スケジュール」「予算」「体制」のラフを紹介したいと思います。
 
スケジュールのラフ
 どこまで細部を詰めてスケジュールを提示するかはプロジェクト次第ですが、細かいレベルに応じて最適な表現方法も当然変わります。開始日と終了日だけでなく、所要時間や担当者などの項目を入れるとなると、マトリックスなど2軸情報を持つ表現が必要になります。1枚のスライドの中で、複雑になりがちなスケジュールをどうシンプルに表現するか――。そこがポイントです。

ざっくりスケジュール(プロセスチャート)
 全体のプロセスを切り口に大分類し、それに要する日数などを示すざっくりスケジュール。詳細タスクが不要な場合は、これで間に合います。

手続き型スケジュール(フローチャート)
 単にスケジュールだけでなく、手続きが複雑だったり、条件によって処理方法が変わったりする場合には、こうしたフローチャート型が便利です。

タスク管理型スケジュール(ガントチャート)
 プロジェクトに必要なプロセスやタスクを所要日数とスタート日、完了日に分けて管理できるので、大変便利です。複数の人間や組織がからむプロジェクトでは役割分担も明確になるのでオススメです。

個条書きスケジュール
 重要なマイルストーン(中間目標)の日と完了日だけを個条書きで列記するものです。手間のかからない点がメリットですが、所要日数が妥当であるかどうか、イメージしにくいのが難点。

カレンダー型スケジュール
 上の個条書きスケジュールの問題点を解決したもの。土日や祝祭日などを考慮した所要日数が一目で分かるので便利。ただし、役割分担などは把握しにくいです。

予算(見積もり)のラフ
 お金にからむ部分は誤解を招くと大きなトラブルに発展しかねません。従って「どこに、いくらかかっているのか」が一目で理解できないスライドは失格です。
 細目とならんで重要なのは、一時費用とランニング費用の区分け。企業においては、全体予算とのからみもありますから、トータル予算だけでなく、費用項目の性格によって分類することも重要です。

ブロック型予算表
 総予算を構成する大きなブロックに分けて、その明細を示す方法。「総予算=初期+ランニング費用」や「総予算=単価×利用数」などを示す場合に有効。

マトリクス型予算表
 条件によって予算が目まぐるしく変化するような場合に有効。例えば、同じ日数でも出発日によって大きく料金が変わる「旅行代金」です。利用条件と利用したいプランの組み合わせで料金が変わる場合に使ってみましょう。

見積もり型予算表

 見積もり書と同様に、必要予算の内訳を詳細に示すパターン。基本は「単価×数量」となります。単価は「利用量単位」「人数単位」「一式」などさまざまです。項目が多くなると複雑になり、見づらくなるのが難点。

組織(体制図)のラフ
 提案書の中で推進体制をしっかり書き入れているケースはまれです。しかし、提案内容や予算が合致したとしても、プロジェクトを実際に遂行していく組織や体制がなければ絵に描いた餅。提案内容に人がリンクすることで、責任も明確になり、プロジェクトのリアリティも増すことでしょう。

ヒエラルキー型組織図
 体制図を示す場合に一番分かりやすいのがこうした縦割りの組織図。担当だけでなく、上下関係が把握できるので、誰が一番責任を持っているのかが一目瞭然です。

マトリクス型組織図
 プロジェクトやパートによって担当が変わるような場合は、このようなマトリックス型組織図のほうが、表現しやすいでしょう。

個条書き体制図
 一番シンプルなのは、個条書きで担当を示す方法。ただし、記載した担当の責任範囲や上下関係が不明瞭なのが難点です。

 さて、前回と今回はスライド作成前の「ラフ描き」を紹介しました。いかがでしたか? 私の場合はさらに、グラフなどもラフを作っています。次回は、番外編として、グラフなどのラフ例も紹介したいと思います。
 
失敗しない永田式プレゼンの「ラフ」ギャラリー(グラフ編)

 ラフスケッチ(下描き)は、ハイクオリティな提案資料づくりに欠かせないスライドの設計図です。前回は、ビジネスの提案に欠かせない「スケジュール」「予算」「体制」のラフをご紹介しました。今回は、数値データを示す際に、どのようなグラフを使うべきか、そのラフづくりについて説明したいと思います。
 
グラフのラフを描くって、どういうこと?

 グラフのラフを先に描くメリットは、自分のメッセージに合うグラフで、メッセージを補強するために必要な部分だけをチョイスする習慣をつけるためです。Excelで出来上がったグラフをスライドに貼ると、「そこから何が言えるのか?」という分析モードに陥りがちです。

 これだと、オーディエンスにとっては「Too Much !」。あくまで、必要最小限の裏付けデータで、プレゼンの信頼性を高めるためにグラフは使うべき。ここでは、主なグラフを使う目的に合わせて、代表的な「グラフのかたち」を紹介したいと思います。
 
一覧化する
 マトリクスは数値データを一覧化する一番シンプルな方法です。グラフ化する前の基本データとなりますが、数値の量を感覚的につかむのが難しいのが弱点です。
 数字が細かくなると聞き手はストレスを感じますから、虫眼鏡が必要なマトリクスは使わないように。見た瞬間に、思わず眉間にしわをよせてしまうスライドは失格です!

分岐点を示す
 損益分岐点、需給曲線など、複数の方程式の交点によって、均衡するポイントを見つけるのが、このグラフ。傾きや交点の位置を感覚的に把握できるのがメリットです。
 計画を立てる場合にどこまでやれば損益分岐点を越えることができるか、絶対値だけでなく、こうした図として共有しておくとリアリティが違ってきますよ。

シェア(構成比)を示す
 パーセンテージ(百分率)によって構成比を示す代表格が円グラフ。円の1一周で100%となるため、構成要素の角度でおおよその比率がイメージできる点が優れています。特に目立たせたいシェアについては、その部分だけ色を変えたり、吹き出しやバルーンをつけて強調しましょう。
 円グラフの構成比と同じことを棒グラフで示すパターンもあります。円グラフが相対的な値しか示さないのに比べ、縦軸に目盛りをとることで絶対値も示すことができるのが利点です。

時系列変化を示す
 時系列の変化を棒グラフで示した場合。1つの日時に複数の数値を示す場合には、このような複数棒グラフを並べてもよいでしょう。ただし、横並びの棒グラフの種類が3つ以上になるのであれば、次に解説している折れ線のほうがスッキリとして見やすいです。
 変化の激しい時系列変化を示すには折れ線グラフが適切です。また、棒グラフやほかの折れ線グラフとの混在も比較的見やすいのが特徴。 例えば、主要5カ国の金利の推移を示す、などいくつもの数値が上下に交差するような場合は折れ線以外は成立しません。

分布を示す(バラツキ)
 標準偏差や分散など、平均的な値に対してどれくらいバラツキがあるかを示す分布にはこうしたグラフが適しています。物事を単純化するためには「平均」は便利ですが、より統計的な妥当性を求めるのであれば、標準偏差や分散によって平均からの乖離(かいり)がどの程度あるかを示す必要が出てくるでしょう。

分布を示す(ポジショニング)
 縦軸、横軸に任意の項目を設定し、その数量を円の大きさで示す分布図。1つのデータに対して、3つの値(X 軸、Y 軸、円の面積)を示すことができます。ポジショニングマップは、競合する事業や商品の立ち位置や差別化度合いを確認する上で有効な図です。

ギャップ(不足分)を示す
 目標に対しての不足分あるいは余剰分などを示す場合に便利なウォーターフォール図。要素を階段状に分解し、目標値(左端)との最終ギャップ(右端の斜線部)を見える化したものです。さりげなく使えればコンサルタントっぽくてカッコイイですね(笑)。例えば、上図であれば、売上、経費1、経費2、経費3、そして斜線部がターゲット利益――といった具合に使えます。
 ウォーターフォールほど複雑でない、2つの数量を比較する場合に便利。例えば、目標と実績の差、2つの事業者間の差など……。矢印によってギャップの大きさを強調でき、明確になります。

項目ごとに比較する
 比較する対象が2つしかない場合は、このように項目をまとめて、左右対称に配置することで比較しやすくなります。項目名が左右センターにくるので、すっきりします。
 レーダーチャート、くもの巣チャートなどとも呼ばれます。製品の機能比較(※機能が何点、デザインが何点、価格が何点……というアレ)などでよく利用されています。複数の対象において、複数の軸で比較する場合に便利です。

 さて、これまで3回に分けてスライド作成前の「ラフ描き」を紹介しました。次回は、グラフ編の補足として、グラフ使用時の注意点をピックアップしたいと思います。
 
失敗しない永田式プレゼンの「ラフ」ギャラリー(グラフの注意点編)

 ラフスケッチ(下描き)は、ハイクオリティな提案資料づくりに欠かせないスライドの設計図です。前回は、グラフで数値データを示す場合のラフを紹介しました。今回は、グラフでメッセージを表現する場合のポイントを紹介します。
 
グラフをスライドで利用するときの注意点

 どのような目的に、どのようなグラフを用いるのがベストか、ということは前回解説しました。グラフをチョイスしたら、次はメッセージに合わせてグラフのどの部分を見せるのか、どの部分にフォーカスするのか、を検討します。メッセージに無関係な情報は不要なだけでなく、理解の妨げになります。言葉で説明したほうが早いようなグラフ表現は失格。グラフに語ってもらう、そのための注意すべきポイントをいくつかピックアップしてみます。
 
同じ時系列なら1つのグラフに共存させよう

 2つの図のうち、共通する指標があるのであれば、必ずまとめましょう。同じ時系列の変化なのにグラフが2つに分かれてしまうと、視点が分かれて関連性が把握が難しくなってしまいます(下図NG例)。

 グラフを1つにする場合は、左右で異なる目盛りを持たせれば、分かりやすいでしょう。複数の図を時間軸を切り口に統合することで、例えば「3期目の売上が上がったのになぜ利益率が下がったのか」というように問題点を発見しやすくなります。

二者を項目ごとに比較するなら左右対称に

 複数のグラフでのセオリーは「共通する項目はまとめる」こと。これは円グラフでも同様です。ただし円グラフは構成比しか表せませんので、複数のデータを項目ごとに比較するのには不向き。

 2つのデータを項目ごとに比較するのであれば、左右対称の横棒グラフが適しています。共通項目ごとに左右の長さを比べれば一目瞭然です。

変化の大きな部分にフォーカスしよう

 絶対値が大きい場合、変化量が同じであっても相対的に小さくなるため把握しにくい場合もあります。変化している部分にフィーチャーしたければ、目盛りの設定は柔軟に考えるべき。変化のない部分は省略し、変化のあるところに意識が向くように工夫しましょう。

関連するものは近くに置こう


 「商品Aが大ヒットして売上が大幅に伸びた」など数値と解説を結びつけたい場合があります。しかしレイアウトを分けてしまうと、視線が泳ぎ理解を妨げます。

 メッセージを伝える場合、同時に理解すべき情報は必ず物理的にも同じ場所にあるべきです。上図のように、吹き出しと棒グラフがセットになれば、一目で数値結果と関連を把握することができます。

 さて、4回(前編、後編、グラフ編)にわたりスライド作成前の「ラフ描き」を紹介しました。ポイントは、いきなりPowerPointを作らないことです。「ラフ描き」というプロセスをはさむことで、トータルとしてはクオリティの高いプレゼン資料が短時間で作れるのです。



マインドマップについては以前記事を書きましたが、多用しております。とても便利です。
使っているマインドマネージャー関係のアプリケーション
MindManager Pro 7 日本語版 シングルライセンス
MindManager 8 日本語版
MindManager 9 日本語版 アカデミック
 *詳しくは、前述記事を御参照ください。

エックスフレームについては、ぜんぜん知りませんでした。
こんなものです。
かっこいい~使ってみたいけど、ひとり会社で使えないかも・・・(苦笑)


こんなもの発見!・・あぁ・・あこがれてしまう(ミーハー&物欲番長・・)


最後に尊敬する永田先生の著書を御紹介
 プレゼンがうまい人の「図解思考」の技術
 頭がよくなる「図解思考」の技術
web拍手 by FC2
このエントリーをはてなブックマークに追加
関連記事
スポンサーサイト
2011.03.19 Sat l 仕事的な情報 l コメント (0) トラックバック (0) l top
さて、とにかく情報を発信せよ・・と、何かに背中を押されつつ、
朝まで粛々と記事を書いていたのですが、起きたら16時。が~ん。
関東待機状態の三連休なので、ひさびさの休みでもあり、
いろいろやらなくっちゃ~なんて思っていたのに、
いきなりこれで、もうだめかも・・・

英会話も中国語も経営関係のセミナーの勉強も、もう一分張りなのになぁ・・
途中で業務連絡・指示のメールも飛び込んできたり・・・
でも、できることをやるしかない。そう思っています。

で、まとめておきたかった、プレゼンについて。
プレゼンは「誰かに、言いたいことを、きちんとわかりやすく伝える」こと。
それは仕事の場のみならず、様々なシーンで活用可能です。

今回も尊敬する「誠Biz」の永田さんの記事を引用し、整理してLOGしてきます。
引用元はすべて「誠」です。個別には記載いたしませんので御了承ください。
また不親切にもテキストのみの引用(図を引用しておりません)ので、わかりにくいですが、
各記事のリンク(タイトルから飛べます)より御参照ください。

前回の記事・・・「すばらしいプレゼンに触れる


準備が入念なほど残念なプレゼンになる

 残念なプレゼンは眠くなる――。なぜ「眠くなるプレゼン」は生まれてしまうのでしょうか? あなたが懸命に説明しているプレゼンの最中、つまらなそうに配布資料を先読みしたり、PCで内職したり、あくびをかみ殺している人を見たことがあるでしょう。

 きっと、そのような光景を見たのは1度や2度ではないはずです。ひどい場合には「深い眠りに落ちてイビキが聞こえてくるのでは……」とこちらが心配することさえあるのです。

つまらないプレゼンの共通点

 自分自身、非常に多くのプレゼンに立ち会って来たのですが、「つまらない」と思ったものの共通点を考えてみました。これらをまとめると、3つのポイントに集約できたのです。

1. 分かりづらい:ポイント、論拠、筋道が理解できない
2. 具体的でない:実施方法、実現可能性、期待効果があいまい
3. 面白くない:感動がない、意外性がない

 これらを見て「そりゃ、当たり前の話だろ」と思う読者もいるかもしれません。しかし、この3つがプレゼン失敗の元凶なのです。逆に言えば「分かりやすく」「具体的で」「面白い」プレゼンができれば、それは大成功間違いなし――のはずです。

いきなり資料をつくるのは厳禁!

 労力をかけてプレゼンをやっても成果が出ない……。そんな残念なプレゼンになってしまう人には、2つの共通した傾向があるようです。

 1つは、プレゼンをすることが決まりしだい、資料作成に移る人。いきなりPCのPowerPointやWordを立ち上げて「さて、どのようなスライドを作ろうか?」と画面に見入ってしまう人です。

 これでは「どのようなアイデアあるいは提案を聞き手に対して行なうか」よりも「どれだけ素晴らしいスライドが用意できるか、どうすればプレゼンが魅力的に見えるか」に関心が移ってしまいます。

準備を目的にしない

 確かに、プレゼンは準備が大切です。しかし、プレゼンはスライドを作ることや、巧みな話術で聞き手を魅了することが目的ではありません。あくまで、中身が勝負です。その中身を十分検討せずに、資料の見た目やスピーチの良し悪しだけでカバーしようとしても無理です。

話し手の視点ではなく、聞き手の視点で


 もう1つ、これも大変重要なことですが、自分、つまり話し手の視点ばかりで提案する人です。聞き手の視点になっていないので、聞き手の一番知りたいポイントは無視され、話し手の得意なことが提案の大部分を占める傾向があります。この手の人は話が長いのが特徴です。

 話し手の視点ばかりだと「頭がよいと思われたい」「プレゼンがうまいと思われたい」……そんなことばかり考えてしまいます。自分をかっこよく見せようと考えすぎると、プレゼンは上すべりします。
 
筆者から:まさかプレゼン本を書くとは思わなかったのですが、意外にも図解思考との親和性が高く、メリットが大きいことが分かりました。本書では、残念なプレゼンの問題点とプレゼン達人の違いさらに詳細に紹介しています。ぜひ参考にしてください。次回は「プレゼンがうまいって、どんな人?」です。

プレゼンがうまいって、どんな人?

 残念なプレゼンとは逆に、これまであなたが見たプレゼンテーションで、「思わず話に引き込まれた」という人を思い出してみてください。身近な人でも、有名人でも結構です。さて、何人かイメージできましたか?

オバマ、ジョブズ、ジャパネットたかた――の共通点?

 私がプレゼン上手と聞いて、真っ先に思い出すのはバラク・オバマ大統領やアップルのスティーブ・ジョブズCEOです。彼らのプレゼンスキルに関しては、マスコミもとり上げているので、異論のある人はいないでしょう。

 一方、日本国内ではどうでしょう? テレビでよく見かける有名人としては、ジャパネットたかたの高田明社長、最近活躍されているジャーナリストの池上彰さんなんかも、思わず引き込まれるプレゼンターだと思います。

 さて、数人思い浮かべたところで、彼らの共通点を考えてみてください。「分かりやすい説明」「話にインパクトがある」「具体的でイメージしやすい」「ビジュアルを駆使して一目で理解できる」……いろいろありますね。しかし、これらの共通点を一言でまとめるとすれば、次のような言葉になるのではないでしょうか?

 「思わず納得しちゃう!」

 そう「納得力」です。 強要された意味合いを持つ「説得力」ではありません。聞き手が自ら積極的に提案に同意して、アクションにつながる力のことです。彼らの言葉、声、身振り、スライドやビデオ、表情……すべてに納得させる力があるのです。そして、私たちは「大統領を支持し、この法案に賛同したい」「iPadを買いたい」「ジャパネットに電話したい」と思うのです。

「納得力」を磨くスキル

 1つは「分かりやすさ」です。「分かりやすさ」のプロである池上彰さんは「NHKの『週刊こどもニュース』でそのスキルが磨かれた」、と言っています。つまり「分かりやすさ」には、子供に話すように、難しい用語を使うことなく、メッセージをシンプルにまとめることができ、なおかつ論理的に説明できるスキルが必要だということです。

 2つ目は「信頼性」です。提案内容にも、それを伝える人にも信頼がおけなければ、商品購入や自分の重要な判断をゆだねることはできません。「なるほど理解はできたが、納得はできない」ということになってしまいます。

 3つ目は「共感性」です。人間は、感情を持つ生き物です。頭で分かっていても、感情が反対すると判断できません。そのために、聞き手個人としてプレゼン内容に共感してもらう必要があるのです。

筆者から:昔、むりやり長時間に渡って「説得されて」高額な英語教材を買わされたことがあります。自分で「納得」していないので、イヤーな気分が残り、結果として返品することになりました。だからこそ、「説得する」のではなく、「納得させる」ことが大事なんですね。次回は、「構想がすべてのキーになる!」です。


構想がすべてのキーになる――「プレゼンの3P」

 「プレゼンの3P」とは――。プレゼンテーションには3つの段階があります。これらの各プロセスの頭文字をとって、私は「プレゼンの3P」と呼んでいます。1つずつ、解説していきましょう。

1. まずPlot(構想)で、ストーリーを作る:プレゼンテーションの最初のプロセスは「構想(Plot)」です。構想とは、目的に合わせてプレゼンテーションの内容を決め、考えをまとめるプロセスのこと。当たり前ですが、この段階が不十分だと、後からいくら見栄えをよくしたところで、意味のないものになってしまいます。プレゼンの根幹とも言える最重要プロセスですが、残念なことに、このプロセスに十分な時間と労力をかけている例をあまり見たことがありません。
2. Preparation(準備)で、資料を作ってリハーサル:プレゼンは準備が重要であることは誰もが合意するでしょう。この活動には、資料作成やプレゼンに必要な機材や場所の確保、リハーサルなどを含みます。プレゼンの達人として知られるスティーブ・ジョブズでさえ、かなりの時間をリハーサルに割くことは有名。いずれにせよ、スムーズなプレゼン実行には欠くことのできないプロセスです。
3. Performance(実施)で、聴衆を魅了する:パフォーマンスと言われるだけあって、このプロセスには話し手の語り口、身振り手振り、演出などが含まれます。魅力的なパフォーマーは、優れたプレゼンテーションを行なうことができます。メッセージの中身だけでなく、容姿や声のトーンなど、肉体的な魅力が大きく影響するプロセスです。

構想が最重要

 さて、プレゼンに3段階あることを解説しました。ところで、プレゼンテーションを構成する要素の中で、もっとも重要であるにもかかわらず、多くの人がないがしろにしているものは何でしょうか?

  それは「構想」です。つまり「メッセージの中身をどう作るか」が実はもっとも重要かつ手抜きされているステップなのです。

 優れたプレゼンテーションは聞き手の心を動かし、自分の提案を採用してもらう力を持っています。そして、その秘密は、スライドのデザイン性やカリスマ的な語り口ではなく、そのメッセージが「分かりやすい」「具体的」「面白い」かに起因します。メッセージの力、その根源が「構想」にあたります。

 私の場合は、構想を練る時間は周囲から隔絶した空間が必要なため、愛用している文庫本サイズの無地の手帳と消せるボールペン(フリクションボール)と小銭だけを持って、近くのカフェに移動するのです。ネットもつながらないし、電話もかかってこない世界でアイデアをまとめます。そしてオフィスに戻ってから、構想をスライドに落とし込んでいくのです。

 この方法は一見無駄のようで、結果的には効率がよいことが多いのです。本来、アイデアを練るプロセスとスライドや文書を作るプロセスは別もの。しかし、環境が同じだと自分でも区別がつかなくなります。プロセスを明確に分けるために、環境も分ける、というのが私のオススメです。合言葉は「プレゼンテータよ、カフェに出でよ!」です。

筆者:Plot作りの重要性はいうまでもありません。本書は、これまでの資料作成やスピーチ重視のプレゼン指南書ではなく、プレゼンの原点である「構想」を練ることの重要性を知ってほしくて執筆しました。次回は、「図解思考がプレゼンを強くする」です。


図解思考がプレゼンを強くする

 シンプルな図で情報がスッキリまとまる――。「図解思考」は、誰でもすぐに実行できる思考方法。「四角」と「矢印」を使って、情報を整理し、伝えるシンプルな技術です。だからとっつきやすく、少し慣れれば誰にでも続けられるスキルなのです。詳細は、前作『頭がよくなる「図解思考」の技術』に詳しいですが、要はすべての物事を「要素」と「要素」の関係性で図式しようというものです。

 図解思考における「四角」と「矢印」のコンビネーションはシンプルですが、最強です。八百屋でだいこんを買うのも、会社の儲かるしくみも、ドラマの登場人物の複雑な人間関係も「四角」と「矢印」のコンビネーションで、スッキリまとめることができます。
 
四角は要素、矢印は関係性や流れを表す

 まず四角は、要素を示します。ここには登場人物、場所、現象など、何を入れても構いません。そして、矢印は要素と要素の関係性を示します。原因と結果、財やサービスの提供、命令や指示など、2つの要素の関係性を示すキーワードを矢印に添えます。

 私はこの方法を、アイデアのメモからプレゼンテーションに至るまで、さまざまなビジネスシーンで活用しています。

 特に、プレゼンテーションにおいては、図解思考を用いて構想を練るようになったおかげで、ヌケ、モレ、矛盾のない論理的にしっかりした骨組みをスピーディに作り上げることができるようになりました。

 私は、図解でプレゼンの構想を練るプロセスを「図解プロット」と呼び、プレゼンを行なう上で一番重要なプロセスと位置づけています。

 図解思考とは元来、課題分析やアイデアの構築、物事の関連性を把握する際に、「図で考え、描き、それを伝えること」です。できる人は、会議中に「それって、こういうことでしょうか?」と自分の認識を図に描いて示すことができます。

筆者:できる人は、プレゼンのスライドが個条書きのオンパレードではなく、明快な図解で示せます。図解思考を使えば、プレゼンを成功させるための核となる「構想力」「アイデア力」「効果的に伝える力」を大いに向上させられるでしょう。さて次回は、「プレゼンの図解要素は、現実・理想・提案の3つ」です。


現実、理想、提案――図解要素は3つ

 プレゼンの目的は「現実」の課題を解決して「理想」に近づけること。そのための「提案」を聞き手に対して行なうことがプレゼンテーションです。ですから、プレゼンの構想に必要な要素は「現実」「理想」「提案」の3つだけ。どうですか、簡単でしょう? 現実、理想、提案の関係を図解で示すと、次のようなシンプルな構造になります。

 まず左手に四角を描いて、その中に「現実の課題や問題のある状態」を描き入れます。そこから右へ矢印を伸ばし、もう1つ四角を描きます。この中には「未来において考えうる限りもっとも望ましい状態。課題や問題が改善あるいは解消された理想的な状態」を描き入れます。矢印は時間の経過を示しています。

 そして、矢印に合流するもう1つの支線を下に描きます。これが「そのための解決策、改善策、目標達成策」――すなわち提案内容です。つまり「現実」の好ましくない状態を「理想」においては解消したいので、そのために何かを「提案」するという関係性です。

基本形を描けばWhy、What、Howに応えられる

 プレゼンには、Why?(何のために行なうのか?=目的)、What?(何を実行するのか?=実行内容)、How?(どのように実行するのか?=手段)の要素が不可欠です。図解プロットにおいては「現実」と「理想」を結ぶ矢印に注目。これが正にプレゼンの目的に該当します。そして「提案」が実行内容と手段に当たります。

 どのようなプレゼンであれ、「提案」は「現実」と「理想」とのギャップを埋めるものになるべきです。提案を実行すると、理想にならないと整合性がとれなくなります。つまり、この図解プロットの基本形を描き上げると、自然とプレゼンの基本要素が押さえられるというわけです。

筆者:この基本形に当てはまらないプレゼンはありません。あらゆるシーンに使えます。次回は、「いろんなシーンで使える図解プロットの基本形サンプル」です。


家族会議で「iPhone購入の承認」にも使える図解プロットの基本形サンプル

 前回、プレゼンの構想を練るための図解思考の基本パターンをご紹介しました。今回は、具体的にどのようなビジネスシーンで利用できるのか、具体的なサンプルをお見せしながら解説したいと思います。
 
なんらかの問題を解決する

 ほとんどの営業的な提案はこうした問題解決型です。どのような問題か、どのように解決するのか、想定される効果や成功事例はどんなものか? が判断のポイントとなります。

* 例えば……:商品のブランド認知度が低く、売り上げが低迷しています。この問題を解決するために、ブランド認知を高めるプロモーション戦略を行なうことを提案します。

あるレベルに到達する

 会社、あるいは個人で目標を設定することは多いと思います。いったん目標を設定したら、ことあるごとに目標レベルに対してどの程度、ギャップがあるのかをチェックして、それを乗り越える方法を検討しなければなりません。

* 例えば……:TOEICの点数が600点でしたが、ビジネスで使いものになるという基準の900点をとりたいと考えています。とにかく短時間で大量の英文を読むクセをつけなければならないため、英字新聞を読むトレーニングを半年間行なうことにしました。

“財”の価値を高める

 商品、サービス、財の価値を高める資産運用は将来において、持っている財の価値を高めることが目的です。これは金融資産だけでなく、人材の価値についても同じことが言えます。

* 例えば……:現在は日本の銀行に500万円預金している状態ですが、20年後に1億円の資産を持つためには、普通の預金では到底実現しません。複利で計算すると毎年20%を超えるパフォーマンスが必要で、そのために外貨や株式による運用を行なうことにします。

ポジション(立ち位置)を変える

 将来において仕事、プライベート、社会やコミュニティにおける立ち位置を変えたいと思うこともあるでしょう。今は営業職だけど、将来的にはプランニングをやりたい……、そんなキャリアビジョンもこの図式で表すことができます。

* 例えば……:今は、営業マネージャーですが、35歳になる頃には自分で会社をやりたいと考えています。そのため、経営的な視点を身につけようと、アフタースクールで取得できるMBAスクールに入学し、毎日勉強を行なうことに決めました。

家族会議でiPhone購入を承認してもらうなら……

 家族会議を通して、お父さんが趣味のモノを買うことを承認してもらうケースは少なくないでしょう。そんなとき、ただ欲しいと主張するだけでは認めてもらえません。あくまで、家族との絆を深めるために必要であることを訴える必要があるのです。

筆者:どうでしょうか? プレゼン構想の基本形をいくつか見ていくと、非常にシンプルでいろんなものに応用できそうじゃないですか? 本書には、もっと身近な例をたくさん紹介していますので、参考にしてみてくださいね。次回は「ドリルダウンでヌケ、モレをチェックする」です。

ドリルダウンでヌケ、モレをチェックする

 現実と理想の基本形ができたら、各メイントピックにサブトピックを追加していきましょう。メイントピックの四角の外側にさらに四角をいくつか描き、それを線で結びます。このようにメイントピックからサブトピック、1つの概要情報からいくつかの詳細情報に展開することを「ドリルダウン」と呼びます。

 「ドリルダウン」の語源は“穴をあけて下がっていく”ですが、ビジネスにおいては「特定の対象に絞り込んで概要情報から詳細情報へと展開する」という意味で使われる言葉です。

サブトピックには、具体的事実、原因、データ


 例えば、メイントピックが「商品原価が利益を圧迫」という課題であれば、詳細情報のトピックとして「見込み販売量とのギャップが大きい」「発注ロットが大きすぎる」「材料単価の値上がり」など具体的な事実、想定される原因、統計データなどを線で結びます。このように、1つの概要から詳細情報に展開するのがドリルダウンです。

ドリルダウン後に矛盾がないかチェック

 ドリルダウンしたら、概要と詳細情報の関係を見て、矛盾が生じていないか、モレがないかをチェックしてください。詳細情報は概要情報の具体的事実や理由になっているのかどうか、概要を示す言葉は詳細情報全体を言い表すのにふさわしい言葉かどうかを確認してください。

全体を眺めて、矛盾や不足情報を補う

 「現実」「理想」「提案」のそれぞれにおいてドリルダウンが済んだら、一度、全体を俯瞰してみましょう。そして、課題の原因や事象にモレがないか、解決すべき課題と提案の間にブレがないか、提案内容は実現性の高い具体的なものか、提案による効果が未来における解決に本当に結びついているか、などをチェックします。

 ブレがある場合は、根本的に見直しが必要ですし、さらに詳細な情報が必要な場合は、さらにドリルダウンして補足情報をつけ加えてみてください。この全体像があなたの提案内容のすべてですから入念にチェックしましょう。

筆者:誌面の都合上、現実、理想、提案の各々の具体的なドリルダウンの方法については割愛させてもらいました。詳細は、ぜひ本書でお確かめくださいませ。次回は「シナリオの流れをつくりだす合体ロボ作戦」です。


「合体ロボ作戦」でシナリオの流れを作りだせ

 前回は、図解を使ってプレゼンのプロット(構想)をまとめてみました。しかし実際の現場では、これを順を追って説明するだけではダメ。プロットは、それをむき出しにして説明するのではなく、聞き手に分かりやすく、より印象に残るようなシナリオに組み立てるべきです。プロットを実際のプレゼンのシナリオに当てはめた形が下の図です。

「合体ロボ作戦」って何? 頭、体、台座の3部構成

 これって何かに似ていませんか? 私は、最初に見たときから「これは合体ロボだ!」と思ったのです。さまざまな別のマシンが変形し、合体すると1つの大型ロボットになるというやつです。そこで、私はこれを勝手に「プレゼンの合体ロボ作戦」と呼んでいます。

 合体ロボは頭、胴体と手足、台座という3部構成です。これは、プレゼンのシナリオで言えば、イントロダクション(序論、プロローグとも言います)、ボディ(本論。いわば提案の核心部分)、クロージング(結論、まとめ、プレゼンの締めくくりのことです)に当たります。そして、ロボットの各パーツが、プロットの1つのトピックを表しています。

 もう少し、詳しく説明しましょう。頭部分は「イントロダクション」と呼ばれる部分で、自己紹介、本日のテーマ、全体のアウトラインなどが含まれます。一方、台座部分は「クロージング」。プレゼンの締めであり、「次へのアクション」と結びついています。全体のポイントを再確認してもらい、具体的な行動につなげましょう。質疑応答もここに含みます。図解プロットで説明したコア部分は、頭と台座にはさまれたボディ部分。プレゼンの骨子はすべてここに格納しています。全体の流れは、イントロ、ボディ、クロージングと、上から下へ進む――というわけです。
 
引きつけて、正確に打ち、フォローする

 プレゼンの目的や規模に応じてトピックの数や順番は多少変わっても問題ありません。しかし、どのようなプレゼンであってもイントロ、ボディ、クロージングという大きな流れは共通です。

 テニスや野球のバッティングにたとえるなら、最初のステップでは十分にボールを体に引きつけておき、次に正確にボールを打つ、そして、ボールを追うようにフォロースルーするのが正攻法です。必ずテイクバックとフォロースルーがなければ、正確にボールを目的地に打ち返すことができません。

 これはプレゼンも同様です。つまり、最初に聞き手を引きつけ、続いて正確に聞き手のニーズをとらえて気持ちに火をつけ、最後に期待されるアクションにつながるようにフォローしてあげる――というステップが重要なのです。

筆者:昔はよくテニスをやったものです。いつも先生に、フォロースルーが足りないと怒られました。プレゼンで言えば、最後のシメにあたる部分です。フォロースルーのキレイなプレゼンは、聞き手の記憶に深く刻まれます。次回は「スライドのラフを描く」です。


スライドは「いきなりPC」で作らない――ラフの手書きから

 スライドのクオリティを高めるには「いきなりPC」上でスライドを作り始める習慣をやめましょう。例えばカフェで構想を図解でまとめたら、すぐにオフィスに戻ってスライドを作成したいところですが、ちょっと待ってください。オフィスに戻る前にスライドのラフを描き終えておきましょう。

 ラフを描くというと、何だか1つ手間が増えるように思えますが、実は逆なんです。資料のクオリティを高め、資料の作成時間を短縮する上では、構想と同様に手描きが大きな威力を発揮します。資料作成の生産性を高めるなら、まず「ラフは手描き」が鉄則です。

ラフを手描きで作る理由は3つある

 1つ目は自由度。どんなにプレゼンソフトの操作に習熟していても、フリーハンドの自由度に勝るものはありません。ソフトの操作に気を取られると「どのようなメッセージを入れるか」という一番重要な部分に頭が回らないのです。

 2つ目はラフだと詳細が気にならないという点です。プレゼンソフトを直接操作してしまうと、レイアウト、色、テキストのフォントやサイズ、写真の配置などディテールに気がそがれてしまいます。これでは大事な話の本筋がずれてしまうというわけです。「木を見て森を見ず」にならないようにしましょう。

 3つ目は手描きでラフを描くと分割作業ができるという点です。時間のない中、大量のプレゼン資料を作成する場合は複数人で分担することもあるでしょう。このとき、タイムラインに沿ったラフがあれば、その後の作業を同時並行で行なうこともできます。

 つまりラフを描くことで、どのようにメッセージを伝えるかに「集中」できます。見栄えの処理はその後で十分です。

筆者:ラフを描くことは、タスクが複雑化すればするほど重要になってきます。実際のラフのサンプルを目的別にたくさん収録していますので、ぜひ本書でチェックしてみてください。次回は最終回。「実際にプロット図を描いてみよう!」です。

実践! プレゼンのプロット図を描いてみよう

課題

 あなたは中堅アパレルメーカーの営業企画部の責任者です。地元を中心に、商品の品質の高さがウリで一時は大変な人気でしたが、最近は問屋経由で販売しているリアル店舗の売上が激減。昨年は前年度比で売上が半減し、とうとう赤字に転落してしまいました。経営陣も、このところの売上の落ち込み、流通業界全体の景気低迷を憂慮し、新たな突破口を見出す重要性は認識していますが、いまだ具体的なアクションに至っていません。
 そこであなたは、すべてのアイテムをネット通販で購入できるWebサイトを経営陣に提言します。あなたは、小売業においてネットを使った新規事業の事例をたくさん見ており、ここで決断しなければ後がないと判断しました。
 あなたはどのような提案を行ないますか? プロットを描いてみましょう。

まずは現実、理想、提案の3つの要素を描いてみる

 現実の課題は「リアル店舗での売上が減っている」こと、また固定費の高い店舗での売上が減ったことによる「利益率の減少」です。そのため問題を解決した理想的な状態は「固定費の低い手段(=つまりネット通販)によって売上を伸ばし、利益率の改善を図る」こととします。

 そして、提案は「ネット通販の構築」ということになります。

現実をドリルダウンし、考え得る原因に分解する

 そもそも実店舗での売上が減少しているということですが、具体的にどの程度でしょうか? 調べた結果、前年比で5割ダウンでした。う~ん、深刻ですね。

 問屋や店舗の販売担当などにヒアリングした結果、特に地元では高価格帯の商品を買う顧客が激減したとか。首都圏ではそれほど変化はないようですが、この会社の製品は地元の店舗が主に販売しているため、影響が顕著だとか。

 粗利益率も調べました。この会社では商品を問屋にすべて卸しており、卸し値は定価の45%。一方、商品原価は定価の30%ですから、この販売経路での粗利は15%しかありません。すなわち、実店舗流通の最大の問題点は、問屋経由だとなかなか儲からないという点につきます。

 売上が半減し、粗利の15%では本社機能など固定費がまかなえずに赤字に転落したということですから、これを元に戻すには、売上を倍増するか、粗利益率の高い商品あるいは販売チャネルでの売上を増やすほかありません。

理想のドリルダウンと達成すべき目標を掲げる

 理想の姿は、現在の課題を解決し、より大きな事業目標を実現することです。安定した売り上げ、高い利益率、顧客のニーズをすばやくキャッチし、それを商品企画に活かすことです。

 安定した売上といってもあいまいですから、短期的にどれくらいまで、そして中長期的にどれくらいと具体的な数字を明記しましょう。利益率も同様です。ネット通販は商品原価30%以外はほぼ粗利となるため、現在の卸し売りに比べて、利益率の高い販売チャネルです。ネット通販経由の売上を伸ばすことで、全社的な粗利率の問題も改善されます。

 最後に、ネット通販は顧客とダイレクトに接点があり、商品の動きもリアルタイムにつかめます。アンケートなどを充実させることで、顧客のニーズも把握できるでしょう。

提案内容のドリルダウンで、顧客へのメリットを示す

 ネット通販サービスを構築するというのが提案の概要です。これを提供機能と実現方法の2つに分けて、ドリルダウンしましょう。

 まず、提供機能の部分ですが、オンライン販売自体はそれほど珍しいものではありません。あなたの会社は中堅で地元以外では知られていないため、全国的な知名度にする必要がありそうです。これまで商品を知らなかった非顧客をターゲットに、地元で人気の商品であることをアピール。品質の高さが売りですから、100%返金保証をつけて自信のほどを表すとよいでしょう。顧客囲い込みのためにポイント制も導入します。

 次に、実現方法です。ここでは誰がどのようにネット通販の環境を構築し、さらにそれをどう運用していくのか、という点がポイントです。もちろん、それに必要なコストがいくらかかり、どのタイミングでサービスを始められるのか、ヒト(体制)、モノ(サイト)、カネ(予算)、時期などの視点で詳細をつめていきます。

全体像をチェックし、見直しが済んだら完成!

 さあ、完成した図解プロットを俯瞰(ふかん)してみましょう。現在の課題と未来における解決が提案の目的となっているかどうか、課題のドリルダウンした問題点に対して提案する内容を実現すれば課題が解決しそうか、理想とする未来像は具体的か――などを一通りチェックしてみてください。

筆者:いかがだったでしょうか? 「プレゼンがうまい人の図解思考の技術」集中連載。スペースの問題で、ごく一部のエッセンスしか伝えられませんでしたが、プレゼン、説明のスキルを磨きたい方の参考にしていただけたのではないでしょうか? 最後に急に難しくなったのは、個別の描き方演習をスキップしているからです。本書のほうではサンプル図解や詳細な描き方を解説していますので、ぜひ、チャレンジしてみてください。



いや、本当にわかりやすい。
図があればもっと伝わるのですが・・・残念です。
ぜひリンク先で永田さんの記事を見てください。

単身赴任の皆様、御活用ください。

下記は永田さんの著書です。ご参考まで。
 プレゼンがうまい人の「図解思考」の技術
 頭がよくなる「図解思考」の技術

web拍手 by FC2
このエントリーをはてなブックマークに追加
関連記事
2011.03.19 Sat l 仕事的な情報 l コメント (0) トラックバック (0) l top
ブログパーツ
上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。